La cantidad de documentación que se genera en una Empresa supone muchas veces un importante problema a la hora de almacenarla y es por ello por lo que muchas compañías se preguntan ¿Cuándo podemos deshacernos de tanto archivo?

 
Pues bien, no siempre es un mismo plazo para todas las sociedades, cada una puede tener una peculiaridad distinta, por lo que antes de tomar la decisión de romper documentación, tenga claro cuál es el plazo que manifiestamente le corresponde y, para ayudarle en ello, detallamos los que están en vigor según la diferente normativa.
 
A efectos Mercantiles:
El  Código de Comercio vigente, establece una obligación para los empresarios de conservar “libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”.
 
A efectos Tributarios:
La Ley General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. Deberán conservarse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del Impuesto al que se refieran, empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. 
 
Actualmente el plazo de prescripción de los tributos es de 4 años, salvo que se haya interrumpido dicho plazo por presentación de complementarias, por acciones de la administración, por recursos, etc., en cuyo caso empezaría a contar el plazo de 4 años a partir de ese momento.
 
Tenemos que tener en cuenta que cuando existen Bases Imponibles Negativas, los 4 años empiezan a contar desde el año en que se compensan las mismas, debiendo conservar durante ese tiempo, todos los justificantes contables y documentales, así como la declaración del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio en el que se generó dicha Base negativa.
 
Por otro lado, a partir de 2015 no existe límite temporal para compensar las Bases Imponibles Negativas, por lo que la Ley 27/2014 de impuesto sobre Sociedades, ha establecido un derecho de comprobación de 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo voluntario de presentar la liquidación correspondiente al ejercicio en que se generó ese derecho de compensación. Una vez transcurrido dicho plazo, aunque la Administración no puede modificar las bases imponibles negativas declaradas, sin embargo hay que acreditar la procedencia de las mismas, por lo que hay que presentar la autoliquidación, la contabilidad y acreditar el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.
 
Por ejemplo, si una sociedad genera una base imponible negativa en el Impuesto sobre Sociedades en el año 2000, y la compensa en el ejercicio 2013, debe conservar toda la documentación relativa al ejercicio 2000, hasta el 26 de julio de 2018 (cuatro años desde la presentación de la última declaración del año 2013-Impuesto sobre Sociedades-, presentada el 25 de julio de 2014).
 
Otro ejemplo, si una sociedad genera una base imponible en 1999 y aún no la ha compensado, tendrá que guardar la documentación aunque la Administración no pueda modificar las Bases Imponibles Negativas al haber transcurrido diez años.
 
Otra singularidad, son las facturas de inmovilizado, que deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado. Es conveniente archivarlas de manera separada.
 
Por otro lado:
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas, deberán conservarse durante toda la vida del negocio.
Es importantísimo tener en cuenta que los documentos deberán conservarse en cualquier lugar dentro del territorio nacional, pero ante su solicitud por parte de cualquier Administración, deberán ser puestas a su disposición sin demora.

 

Asimismo, no se exige que las facturas sean conservadas por orden cronológico, permitiéndose su agrupación atendiendo a razones lógicas (por ejemplo, mismo cliente, mismo proveedor…).
 

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